UMBY Gelar Seminar Digitalisasi Dokumen Bagi Tendik
16 Nov 2022
182
by Admin Demo

Dalam rangka Dies Natalis Universitas Mercu Buana Yogyakarta (UMBY) ke-36, Biro Operasional Kampus Cabang UMBY menyelenggarakan Seminar Digitalisasi Dokumen, yang diperuntukkan bagi seluruh Tenaga Kependidikan UMBY. Acara diselenggarakan di Auditorium Kampus 3 UMBY serta secara online melalui aplikasi zoom, pukul 09.00 – 12.00, Rabu (16/11/2022)

Acara ini menghadirkan dua pembicara yakni Arief Rahman Bramantya, S.S, M.A selaku Dosen Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, dan Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. selaku Dosen Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi  Sekolah Vokasi UGM, dan diikuti oleh 150 peserta Tenaga Kependidikan UMBY.

Kepala Biro Operasional Kampus Cabang sekaligus Ketua Dies Natalis UMBY ke-36, M. Nastain, M.I.Kom menyampaikan, kegiatan seminar digitalisasi arsip bertujuan untuk memberikan wawasan terkini dan pelatihan terkait dengan pengelolaan arsip secara digital. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir hilangnya  dokumen-dokumen penting serta memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan.

Ketua Panitia Acara Seminar Digitalisasi Dokumen, Yodhika Nursholeh, S.Pd dalam sambutannya menyampaikan bahwa semoga seminar ini dapat bermanfaat bagi tenaga kependidikan di UMBY untuk menunjang dan memudahkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Wakil Rektor Bidang Sumberdaya UMBY, Tutut Dewi Astuti, S.E., M.Si., Ak., CA., CTA ., ACPA., dalam sambutannya mengatakan bahwa topik seminar kali ini menarik dan sangat membantu pekerjaan kita sehari-hari. Melalui mekanisme digitalisasi dokumen ini harapannya pekerjaan menjadi lebih efektif dan lebih efisien.

“Harapannya, kita mendapatkan materi mulai dari pembuatannya, pengarsipannya bahkan sampai pemusnahannya. Semoga materi hari ini dapat bermanfaat dan membantu pekerjaan kita sehari-hari,” tuturnya

Pembicara pertama yakni Arief Rahman Bramantya, S.S, M.A mengatakan bahwa digitalisasi merupakan salah satu teknik yang digunakan untuk melindungi materi arsip fisik, melalui proses yang komprehensif serta proses teknis dan banyak fase yang saling berhubungan. Oleh karena itu, untuk keberhasilan proses ini penting bagi staff untuk mengetahui jenis dan format arsip serta prosedur digitalisasi.

“Prosedur digitalisasi secara umum, meliputi pra pindai, pindai, ingesting, verifikasi, registrasi, serta layanan atau distribusi akses. Digitalisasi dokumen tidak hanya sebatas scan, karena membutuhkan SDM dan infrastruktur yang memadai,” tuturnya

Arief Rahman Bramantya, S.S, M.A menambahkan bahwa kelebihan melakukan digitalisasi dokumen yakni akses menjadi lebih cepat serta sharing informasi menjadi lebih mudah.

Pembicara kedua yakni Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum., memaparkan materi mengenai Konsep dan Aspek Hukum Arsip Digital yang mengatakan bahwa Arsip Digital bukan self-evidence. Metadata merupakan deskripsi diri yang menjelaskan isi, konteks, dan struktur arsip sehingga arsip yang bersangkutan dapat dikomunikasikan. Metadata inilah yang membedakan antara arsip digital dengan arsip kertas. Dengan metadata berarti arsip digital merupakan self-reference.

“Pentingnya arsip digital tidak hanya sebagai alat pembuktian yang sah, tetapi juga sebagai pelindungan aset, dan itu semua ada payung hukumnya,” tegasnya

Peserta seminar digitalisasi dokumen yakni Tri Susanto, S.E., sebagai staff TU S2 Psikologi UMBY mengatakan bahwa kegiatan ini sangat menarik, karena ilmu mengenai digitalisasi dokumen ini sangat bermanfaat untuk pengarsipan, yakni arsip yang masih manual bisa diarsip secara digital.

“Harapan kedepannya, semoga dengan adanya digitalisasi dokumen, nantinya ada ada sistem yang dapat memudahkan dalam pencarian arsip,” harapnya

Senada dengan itu, peserta seminar yakni Azmi Fauzi, S.H, sebagai staff SDM UMBY  mengatakan bahwa seminar digitalisasi dokumen ini sangat bermanfaat karena banyak hal yang didapatkan, bahwa untuk mengarsip sebuah dokumen dibutuhkan usaha yang tidaklah sederhana, harus sertamerta direkam secara tertib baik itu menggunakan konvensional maupun digitalisasi.

“Harapannya semoga bisa mempunyai sistem sendiri, yang dapat memotorisasi dokumen-dokumen digital  yang ada di unit kerja maupun fakultas, baik itu untuk mahasiswa maupun tenaga kependidikan” ujarnya